9 Productiviteit tips voor zeer drukke mensen
Hoe lukt het mij om thuis met een jong gezin productief te kunnen zijn met mijn eigen bedrijf, studie psychologie en tig andere neventaken? Deze productiviteit tips hebben voor mij het verschil gemaakt, wellicht voor jou ook.
Inhoudsopgave
Productiviteit tips die echt het verschil maken!
Uit ervaring weet ik hoe je kunt het jezelf onmogelijk kunt maken om met een overvolle to-do list de dag te beginnen als je daarnaast ook nog de zorg hebt voor twee peuters, af en toe een tiener dient bij te sturen en je man de nodige aandacht wilt geven. En als je dan aan het einde van de dag bemerkt dat je maar weinig vinkjes hebt kunnen noteren op je to-do list als ‘gedaan’, kan dat heel demotiverend werken. Dus ben ik me gaan verdiepen in productiviteit tips die werken en deze 9 tips hebben mij vooruit geholpen.
1- Stel realistische doelen!
Wees realistisch. Kijk naar je weekplanning en ga daar even rustig voor zitten. Wanneer ben je vooral druk met regelzaken. Kinderen van en naar school, kinderdagverblijf, afspraken bij vriendjes, sporten, maatschappelijke afspraken en kijk daarbij ook naar de agenda van je partner. Hoe ziet zijn agenda er uit in de tijd dat hij thuis is.
Verwacht van jezelf niet het onmogelijke. Als je merendeel van de tijd bezig bent met het rennen van hot naar her is daarnaast verwachten dat je een zakelijke focus opdracht af krijgt echt te veel van het goede. Pak dan juist die momenten die je tussendoor wel hebt om je mailbox beheersbaar te houden. Een mail beantwoorden is vaak iets wat in een paar minuten kan en als afgeronde taak daarna van je netvlies verdwijnt. Dat geeft een veel beter gevoel dan dat je probeert om krampachtig iets gedaan te krijgen wat je door vele onderbrekingen waarschijnlijk meer tijd kost dan dat je er even totaal gefocust voor kunt gaan zitten.
2- Verdeel het soort activiteiten over de daarvoor geschikte momenten
Wat zijn de momenten op een dag dat je je focus geheel bij je werk kunt hebben? Wanneer hoef je niet tegelijkertijd op de kinderen te letten? Plan in die momenten een taak die je aandacht 100% nodig heeft. Dit bespaart je dus uiteindelijk tijd door daar op een focusmoment mee bezig te zijn en dit niet te doen wanneer je er eigenlijk niet je volledige aandacht bij hebt.
Andersom werkt dit evenzo. Ga op momenten waarop je vooruit wilt met een taak die veel aandacht vraagt niet jezelf afleiden met allerlei zaken die daarna heel goed tussendoor kunnen, bijvoorbeeld in het bijzijn van je kinderen.
3- Wees niet zelf je grootste afleidende factor!
De meest vergeten productiviteit tips! Je hebt het zelf vaak niet eens in de gaten dat jijzelf ervoor zorgt, bewust of onbewust dat je niet toekomt aan je werkzaamheden wanneer hier wel de gelegenheid voor is.
Zorg ervoor dat je op een focusmoment ook echt bezig gaat met die ene taak die om die focus vraagt. Hoe vaak betrap jij jezelf er niet op dat je tijdens ‘werktijd’ allerlei dingen tussendoor aan het doen bent. Die boodschappenlijst kan straks ook, net als het maken van een reservering bij de tandarts, het inplannen van een gezellige sociale date etc. De grootste afleiding factor op dit gebied is heel snel uit te schakelen: je mobiel! Je zal echt niet de enige zijn die door zijn mobiel wordt afgeleid. Uit onderzoek is gebleken dat enkel al het ‘zien’ liggen van je mobiel op je bureau afleidt, dus leg hem vooral weg uit het zicht!
Zorg dat je enkel bereikbaar bent voor degenen die je echt mogen storen. Dus je telefoon op stil met enkel een belfunctie aan voor degenen die in mogen breken in je focustijd. Het op stil zetten van alle piepjes en bliepjes op je telefoon helpt daarbij al heel erg. Want al die groepsberichten op bijvoorbeeld Whatsapp kunnen best wachten tot een later moment.
Sluit daarnaast alles af wat je niet nodig hebt. Dus alle sociale kanalen uit, je mail uit en zorg ook dat je de focusmodus aan hebt staan. Ben je aan het studeren in een studieboek? Zorg voor een fijne omgeving, niet te warm, niet te koud. Focusmuziek op de achtergrond (om het lawaai van buiten weg te houden). Drinken bij de hand, wat gezonds te eten om het energiepeil goed te houden.
4- Neem op tijd pauze! (Een productiviteit tip die vaak wordt vergeten)
Ook al heb je de tijd om heel gefocust bezig te zijn met een grote to-do taak. Zorg er wel voor dat je tussendoor korte pauzes inlast. Je productiviteit vermindert als je te lange tijd door gaat en je vergeet te drinken, eten en bewegen. Een korte pauze, de bekende wc-stop en iets te drinken halen, werkt prima als onderbreking. Denk ook even aan een klein blokje om lopen. Een huisblok is vaak al genoeg om even wat frisse wind door je hoofd te laten gaan.
Vergeet ook vooral niet op tijd aan jezelf te denken door heel bewust me-time in te plannen. Dus meer dan een korte pauze maar echt een langer moment voor jezelf. Tijd voor jezelf geeft weer ruimte om jezelf op te laden. In de persoonlijke blog “Waarom aan jezelf denken juist goed is, ook al voelt dat niet altijd zo” ga ik hier verder op in.
5- Wat moet nu en wat kan wachten
Heb je een functie waarin je snel wordt afgeleid door vragen van collega’s die jouw hulp nodig hebben. Of komt je gezin steeds tussen je werkzaamheden door? Bedenk dan wat echt nu direct moet en wat kan wachten. Soms is het gevoel bereikbaar te moeten zijn overheersend.
6 – Wat zijn je doelen voor vandaag, deze week, maand, jaar?
Vervolgend op wat bij tip 5 staat zijn we over het algemeen heel goed in het doen van ad hoc werkzaamheden. Door heel duidelijk je doelen voor de korte en langere termijn te beschijven en de grotere doelen op te splitsen in kleinere doelen en daar een tijdspad aan te hangen kan je heel gericht jezelf structureren. Uiteraard is jezelf hieraan blijven herinneren blijvend nodig, want voor je het weet ben je weer bezig met snel te behalen doelen die je ‘even’ tussendoor doet en blijven de grotere belangrijkere doelen daardoor langer liggen.
Af en toe echt een focus dag(deel) inplannen om echt aan 1 specifiek doel te werken werkt goed. Je bent zoals bij punt 3 genoemd immers zelf vaak de grootste afleidende factor. Dus probeer je werktijd goed te plannen en door je doelen goed op te knippen in haalbare tussendoelen zie je de vooruitgang en dat motiveert om door te gaan op de ingeslagen weg.
7 – Maak een realistische dagplanning!
Als je bijvoorbeeld 6 uur op een werkdag hebt om aan een grote taak te werken, ga er dan vanuit dat je uiteindelijk geen 6 uur, maar maximaal 4 uur bezig zal zijn met deze geplande werkzaamheden. De rest van de tijd zal opgaan met afleidende gedachten en tussendoor opdrachten die echt tussendoor moeten en niet kunnen wachten (zie ook punt 3 en punt 5). Hoeveel focus je ook probeert te hebben voor de taak die je had bedacht in die 6 werkuren gedaan te krijgen, het is niet realistisch.
Het is bewezen uit verschillende onderzoeken dat je maximaal de helft van je werkdag echt productief bent, dus alles meer dan 4 productieve uren voor je gereserveerde taak in een 6-tal werkuren is bonus!
8 – Stel grenzen voor jezelf en anderen
Wil je altijd klaar staan voor anderen en op hun noden reageren zodra ze daarom vragen? Heb je de neiging om je eigen grenzen daarin op te schuiven als je echt jezelf hebt beloofd om iets te doen en je vervolgens daar niet aan toekomt omdat de belangen van anderen, of eigen andere belangen dit verhinderen?
Het is tijd voor eerlijk kijken naar je eigen grenzen. Maak met jezelf afspraken wat je wanneer doet. Veel van wat anderen van je vragen kan wachten. Uiteraard heeft het ook deels te maken met het stellen van realistische doelen. Plan dus het soort werkzaamheden die passen bij de verschillende momenten. Dat voorkomt veel stress, afleiding en onnodige herplanning.
Toch is het vaak lastig om uiteindelijk gedaan te krijgen wat je met jezelf hebt afgesproken, omdat je genoeg andere dingen te doen hebt en wellicht zelfs veel liever doet op dat specifieke moment. Probeer dit te ondervangen door je tijd op papier te plannen en daar genoeg ruimte in te plannen die nog vrij in te vullen is. Zodat je jezelf kunt belonen na het afvinken van een specifieke taak die wellicht niet de meest favoriete, maar wel een belangrijke is om je korte en langere termijndoelen te behalen.
Barbara(45): Zo heb ik het echt moeten leren om tegen anderen nee te zeggen. Ook in ons eigen gezin heb ik moeten leren dat kinderen best heel even kunnen wachten en dat dit per leeftijd toeneemt in duur. Als je een tiener uitlegt waarom je even niet beschikbaar bent en wanneer wel is dit vaak geen enkel probleem. Ditzelfde geldt voor vrienden, familie en collega’s. Maak duidelijke afspraken en ruim tijd in je agenda in voor het inplannen van nieuwe taken nadat je tijd om te werken aan een focus opdracht erop zit.
9 – Motiveer jezelf omhoog, niet omlaag!
Als een werkdag niet is gelopen zoals je wenst en je niet aan je taken bent toegekomen die je voor deze dag had bedacht te gaan doen. Bedenk dan vooral wat je wel hebt gedaan in plaats van waar je niet aan toe bent gekomen. Je zal ongetwijfeld een aantal belangrijke taken hebben verricht die je aandacht vroegen. Zo behoud je het gevoel dat je veel werk hebt verzet, enkel niet het werk wat je had willen verzetten en plan deze opnieuw in.
Kijk daarbij wel mogelijkheden die ervoor kunnen zorgen dat je in je nieuwe planning wel toe gaan komen aan deze taken. Zijn het er niet teveel? Is het gekozen moment geschikt? Hoe kan ik afleidende factoren beperken?
Ook kan het helpen om voor jezelf duidelijk te hebben waarom je doet wat je doet. Wat zijn de drijfveren om het werk te doen dat je doet. Vind je dit werk leuk? Of doe je het omdat je het ;’moet’ doen en op deze manier geld verdient? Het is makkelijker om je aan je eigen planning te houden als je werkzaamheden doet die je een goed gevoel geven. Nu is deze luxe niet altijd mogelijk, maar soms is erachter komen dat je niet op de juiste plek zit het begin van een zoektocht naar een andere functie binnen of buiten de organisatie waar je nu werkt.
Oefening baart kunst!
Hopelijk helpen deze 9 productiviteit tips jou om meer focus bij je werk te houden. Oefening baart kunst en geloof me, ik moet mezelf nog met regelmaat bij de oren trekken om het werk gedaan te krijgen wat ik wil (moet) doen. En soms accepteren dat het niet gelukt is en vooral kijken naar wat je dan wel hebt gedaan heeft bij mij ervoor gezorgd dat ik de dag bijna altijd tevreden kan afsluiten. Je hebt namelijk niets aan frustraties die je een rotgevoel geven. Dus eindconclusie: wees lief voor jezelf en realistisch! We zijn mensen en geen robots. Dus beïnvloedbaar voor allerlei afleidende factoren. Heel veel succes met het structureren van jouw werkzaamheden.
Bewaar deze pin voor later: